1. Возглавить то, что нельзя побороть
Если отрасль, в которой работает Ваша компания, сильно коррумпирована, сразу информируйте поставщиков, что откаты Вы (как собственник) принимаете лично в виде скидок и иных льготных условий. Иначе откаты будут предложены Вашим подчиненным.
2. Мониторить цены
Поручите отделу маркетинга регулярно анализировать уровень цен на рынке (для этого можно использовать котировки на электронных торговых площадках). Метод хорош, если в отрасли или категории закупок много компаний-конкурентов, предлагающих однотипные товары. И не подойдет для сегментов, где выполняются сложные индивидуальные заказы.
3. Проводить контрольные закупки
От лица потенциального контрагента предлагайте менеджерам откаты и следите за реакцией сотрудников. Лучше – с привлечением внешних специалистов и в условиях сезонного роста спроса.
4. Организовать горячую линию
Это один из самых эффективных способов пресечь воровство на среднем уровне. Используйте все доступные каналы связи. Уведомьте поставщиков о существовании горячей линии – пусть и они сообщают Вам, если Ваши сотрудники начнут вымогать откаты.
Запустите «эскалатор»: сообщите партнерам, что, если у них есть действительно хорошее ценовое предложение, а менеджер по закупкам на него не отреагировал, они всегда могут «подняться» с этим предложением на более высокий уровень — начальника отдела, директора и даже СЕО.
5. Контролировать контакты менеджеров с контрагентами
В качестве добровольного мониторинга процесса, обяжите менеджеров каждый день вносить в CRM-систему информацию о контактах с контрагентами в течение дня. Это «софт»-метод дает накопление полезной информации и работает в купе с другими. В «хард»-варианте переговоры менеджеров с контрагентами можно записывать (соблюдая законы) и выборочно анализировать на предмет коррупционных составляющих, обсуждения откатов типа «..зашлем посылку как обычно..» По крайней мере, менеджеры должны знать, что Вы (или служба безопасности) располагаете такой возможностью и контроль существует. Важное дополнение: нужно запретить использование личных телефонов в рабочих целях и, возможно, помещениях, а менеджер выбегающий постоянно поговорить на улицу по мобильному телефону быстро привлекает внимание
6. Провести «показательный процесс»
Если Вы поймали кого-то из сотрудников на откатах и располагаете доказательствами, не замалчивайте этот факт – устройте показательное увольнение, подайте иск в суд, напишите заявление о возбуждении уголовного дела, предайте информацию огласке через СМИ (в т.ч. электронные) … Независимо от исхода суда и уголовного преследования, это заставит других всерьез воспринимать ответственность за подобные нарушения.
7. Подключаться к переговорам с поставщиками
Полезно периодически привлекать к переговорам с новыми поставщиками кого-то из управленцев (или самому участвовать в одной из заключительных встреч). В большинстве случаев партнер заключивший сделку с участием руководителя более высокого уровня не станет оплачивать лояльность Вашего менеджера по закупкам, а ограничится скромными подарками.
8. Стандартизовать предоставление скидок и прочих льгот
Регламентируйте условия, при которых поставщикам должны предоставляться скидки, отсрочки, дополнительные преференции. Не ограничивайтесь единственным вариантом, предусмотрите несколько (от 3 до 5) критериев по которым бедт приниматься решение. И если найдутся исключения из правил, то рассматривайте их коллегиально##курсив## выше на один уровень управления с участием представителей служб безопасности, маркетинга и финансов.
9. Предотвращайте устойчивые и быстро работающие связи.
Если регулярно менять прикрепление менеджеров, работающих с конкретным контрагентом, существенно снижается риск, что ваши сотрудники установят с партнерами слишком тесные и коррумпированные связи. Эффект выше если это официальная политика известная всем. Кроме того, стоит разделить процесс отбора и заключения контракта с поставщиками на этапы и доверить каждый из них разным менеджерам. Хотя это увеличит нагрузку на менеджеров интегрирующих результаты.
10. Минимизировать наличные расчеты
Безналичные расчеты прозрачнее и оставляют следы, в т.ч. необходимые при расследовании – соответственно, риск откатов несколько снижается.
Сергей Елисеев Независимый директор, Партнер управляющей компании «Менеджмент 911+», Эксперт Союза руководителей служб безопасности Урала. Опубликовано в ж.Генеральный директор